Les reunions formen part de la nostra vida laboral. Tot i això, quan ens reunim amb massa freqüència, les reunions poden arribar a ser infructuoses, inclús una pèrdua de temps, d’aquí que alguns hi facin referència com a “reunionitis”. En aquest article et donarem alguns consells per evitar caure en aquesta trampa i garantir que les reunions siguin eficients.
1. Identificar la necessitat El primer pas és assegurar-nos que la reunió que hem programat és necessària, per això, abans de programar-la és important respondre aquestes dues preguntes:
Quin és el propòsit de la reunió? Quin resultat esperem aconseguir?
Si no podem respondre aquestes dues preguntes de manera clara i concisa, és molt probable que la reunió sigui innecessària o que s’acabi divagant durant hores.
2. Definir uns objectius clars Abans de cada reunió és molt útil preparar una agenda detallada que enumeri els temes a tractar a la reunió i els resultats esperats d’aquesta. D’aquesta manera ajudem a mantenir l’enfocament durant la reunió i així assegurar-nos que la reunió no s’estendrà per raons alienes als punts prèviament establerts.
3. Limitar la duració Les reunions no han d’estendre's més del necessari. És important establir un límit de temps per a cada reunió i dur-lo a terme, això ajudarà a abordar els temes, tractar-los de forma concisa i amb un objectiu clar. A més, és fonamental començar i acabar puntualment, així els assistents a la reunió no perdran temps.
4. Només els participants necessaris Abans d’enviar una invitació a una reunió, preguntat si cada persona que tens a la llista és realment necessària la seva presència. Mantenir reunions amb grups reduïts ajuda a agilitzar la presa de decisions i redueix les possibilitats que la reunió es desviï del tema.
5. Fomentar la participació activa Les reunions més efectives són aquelles en què els participants contribueixen activament. Per això és important fomentar un ambient en el qual tots se sentin còmodes compartint les seves idees i opinions, la qual cosa en porta a discussions més productives i a una presa de decisions amb més informació.
6. Aprofita les eines tecnològiques al teu abast Avui dia existeixen nombroses eines i plataformes que poden facilitar la realització de reunions eficients. Des de software de videoconferències fins a aplicacions de gestions de projectes, escollir les eines adequades pot ser determinant a l'hora de fer que la reunió sigui més efectiva. Tot i això, és important no dependre en excés de la tecnologia, el qual podria acomodar-nos i no prestar l’atenció suficient. Aquí us deixem alguns exemples d’eines que us poden ser útils:
7. Assegurar-se que no hi ha dubtes en finalitzar la reunió En finalitzar una reunió és molt important assegurar-se que totes les parts implicades tenen clar quin és el seu paper, en quin punt estan i cap a on volen anar. D’aquesta manera ens assegurem que tots els assistents a la reunió estan alineats amb els objectius d’aquesta.
8. Fer una acta de cada reunió i compartir-la a l'acabar Això marcarà els punts clau que s’han parlat, tant pels que no han pogut assistir com els que els ha quedat algun dubte. Quan les reunions han sigut amb un client, les actes són importants perquè exposen el que s’ha acordat a la reunió, i d’aquesta manera es poden evitar malentesos si al cap d’un temps es torna a parlar d’aquell punt, ja que es pot recorre a l’acta per resoldre els dubtes.
En resum, planificar bé les reunions i afavorir un ambient de participació, millora l'eficiència de les vostres reunions, tenir clara quina és la necessitat i definir un temps per la reunió, evitarà que dediqueu més temps del necessari i finalment, però no menys important, els assistents a la reunió, que siguin els involucrats en aquesta.
Laura González
Marc Navarro
Laura González
