Las reuniones forman parte de nuestra vida laboral. Sin embargo, cuando nos reunimos con demasiada frecuencia, las reuniones pueden llegar a ser infructuosas e incluso una pérdida de tiempo, de ahí que algunos lo llaman “reunionitis”. En este artículo te daremos algunos consejos para evitar caer en esa trampa y garantizar que tus reuniones sean eficientes.
1. Identificar la necesidad El primer paso es asegurarnos de que la reunión que vamos a programar es necesaria. Antes de programar una reunión es importante responder a estas preguntas:
Si no somos capaces de responder a estas dos preguntas de manera clara y concisa, es muy probable que la reunión sea innecesaria o que se acabe divagando durante horas.
2. Definir unos objetivos claros Antes de cada reunión es muy útil preparar una agenda detallada que enumere lo temas a tratar en la reunión y los resultados esperados de esta. De este modo ayudamos a mantener el enfoque durante la reunión y así nos aseguramos que la reunión no se extenderá por razones ajenas a los puntos previamente establecidos.
3. Limitar la duración Las reuniones no deben extenderse más de lo necesario. Es importante establecer un límite de tiempo para cada reunión y ceñirse a él, eso ayudará a abordar los temas, a tratar de forma concisa y con un objetivo claro. Además, es fundamental comenzar y terminar puntualmente, así los otros asistentes a la reunión no perderán tiempo.
4. Solo participantes necesarios Antes de enviar una invitación a una reunión, pregúntate si cada persona que tienes en la lista es realmente necesaria su presencia. Mantener reuniones en grupos reducidos ayuda a agilizar la toma de decisiones y reduce las posibilidades de que la reunión se desvíe del tema.
5. Fomentar la participación activa Las reuniones más efectivas son aquellas en las que los participantes contribuyen activamente. Por eso es importante fomentar un ambiente en el que todos se sientan cómodos compartiendo sus ideas y opiniones, lo cual lleva a discusiones más productivas y la toma de decisiones con más información. También es relevante asignar roles específicos a los participantes, como el de moderador, encargado de tomar notas y de marcar los tiempos y puntos a tratar.
6. Aprovechar las herramientas tecnológicas al alcance A día de hoy existen numerosas herramientas y plataformas que pueden facilitar la realización de reuniones eficientes. Desde software de videoconferencias hasta aplicaciones de gestión de proyectos, elegir las herramientas adecuadas puede ser determinante a la hora de hacer que la reunión sea más efectiva. Sin embargo, es importante no depender en exceso de la tecnología, lo cual podría acomodarnos y no prestar la suficiente atención. Aquí os dejamos algunos ejemplos de herramientas que os pueden ser útiles:
7. Asegurarse de que no haya dudas al final de la reunión Al finalizar una reunión es muy importante asegurarse de que todas las partes implicadas tienen claro cuál es su papel a desarrollar, en que punto están y hacia donde quieren ir. De este modo nos aseguramos de que todos los asistentes a la reunión están alineados con los objetivos de esta.
8. Hacer acta de cada reunión y compartirla al finalizar Eso dará los puntos clave que se han hablado tantos para los que no han podido asistir como los que les ha quedado alguna duda. También, sobre todo cuando la reunión ha sido con un cliente, las actas son importantes porque expone lo que se ha acordado en dicha reunión, y que puede evitar malentendidos si al cabo de un tiempo se vuelve a hablar de aquel punto, ya que se puede recurrir al acta para salir de dudas.
En resumen, planificar bien las reuniones y favorecer un ambiente de participación, mejorará la eficiencia de vuestras reuniones, tener clara cuál es la necesidad y definir un tiempo para la reunión, evitará que dediquéis más tiempo del necesario y finalmente, pero no por ello menos importante, los asistentes de la reunión, que sean los involucrados.
Marc Navarro
Laura González
Marc Navarro
Laura González
